A képviselő feladatai
Mi tartozik a közös képviselő feladatkörébe?
A közös képviselő feladatköre (tevékenysége) a társasházi tulajdonostársak nevében, a tulajdonosok megbízásából és felhatalmazásából ellátandó ingatlanvagyon–kezelést jelent a társasház közgyűlésének – a társasházról szóló törvény és más jogszabályok figyelembevételével hozott – határozata szerint.
A közös képviselő, illetőleg az intézőbizottság elnöke jogosult a közösség képviseletének ellátására a bíróság és más hatóság előtt is. E jogkörének korlátozása harmadik személlyel szemben hatálytalan. Feladata továbbá a közgyűlési határozatok végrehajtása és döntési jogkör gyakorlása mindazon ügyekben, amelyek nem tartoznak a közgyűlés hatáskörébe. Ennek során feladatai öt tevékenységi körbe sorolhatók. Ezek a következők:
- Gazdasági, számviteli és pénzügyi tevékenység:
- éves költségvetési javaslat elkészítése a közgyűlési döntéshez,
- a közösköltség kiszámítása az alapító okirat vagy szervezeti–működési szabályzat alapján, illetve közgyűlési jóváhagyása után annak közlése,
- a bankszámlákkal, pénztárral kapcsolatos könyvvezetési feladatok szakszerű ellátása,
- analitikus nyilvántartás vezetése a tulajdonosi közösköltség–befizetési kötelezettségről és a teljesítéséről,
- a beérkező és kimenő számlák nyilvántartása, a végzett munkák, szolgáltatások számláinak kifizetése,
- a bankszámlák feletti rendelkezési jog gyakorlása,
- a likviditási helyzet folyamatos figyelése, tervezése,
- a munkabérek, a magánszemélyek megbízási és vállalkozási díjának számfejtése, kifizetése,
- APEH–bejelentkezés és adatmódosítások intézése,
- az adó– és társadalombiztosítási befizetési és bevallási kötelezettségek teljesítése,
- egyéb, és adózással összefüggő ügyek intézése (határozatok végrehajtása, önellenőrzés és annak nyilvántartása),
- az éves mérlegbeszámoló elkészítése, és az éves elszámolás elkészítése és közgyűlés elé terjesztése,
- iratok, okmányok, bizonylatok megőrzése az irattározás rendje szerint.
- Műszaki tevékenység:
- műszaki bejárások, javítási feladatok meghatározása,
- a szükséges építési–szerelési munkák megrendelése; a karbantartási, felújítási munkák elvégzéséhez kivitelezői árajánlatok beszerzése, a kivitelező munkáiról referenciák ellenőrzése,
- a tervszerű üzemeltetési és karbantartási munkákhoz az átalányszerződések megkötése,
- az elvégzett munkák műszaki ellenőrzése, átvétele, igazolása,
- felújítási, illetve nagyobb karbantartási munkák elvégeztetéséhez műszaki szakvélemény megrendelése, szükség szerint műszaki ellenőr biztosítása,
- tűz–, érintés– és villámvédelemmel kapcsolatos szabványossági vizsgálatok elvégeztetése,
- az azonnali beavatkozást igénylő hibák elhárításáról gyors intézkedés.
- Jogi tevékenység:
- a törvényesség betartása és betartatása,
- a szervezeti–működési szabályzat és a házirend javaslatának kidolgozása, a jóváhagyás után betartatása,
- munkaszerződés megkötése, munkáltatói jogok gyakorlása, megbízási, vállalkozási szerződések kötése,
- bérleti szerződések kötése, bérbeadói jogok gyakorlása,
- eljárás a hátralékos tulajdonosokkal szemben, jelzálogjog bejegyeztetése, nyilvántartása, törlése,
- jótállási, szavatossági jogok érvényesítése,
- társasház birtokbavétele, illetőleg közösképviselő–váltás esetén átadás–átvétel lebonyolítása jegyzőkönyvben rögzítetten.
- Szervezési tevékenység:
- a közgyűlés összehívásával és lebonyolításával kapcsolatos teendők ellátása és a közgyűlési anyagok elkészítése, irattározása (meghívók, jelenléti ívek, meghatalmazások, megbízások, jegyzőkönyvek),
- a közgyűlési jegyzőkönyvek (határozatok) tulajdonosok részére biztosítása, a társasház döntése szerint,
- a tulajdonosok részére a félfogadás biztosítása,
- a tulajdonosok egymás közötti jó kapcsolatának segítése,
- a közgyűlés által választott bizottságok működésének elősegítése,
- a bizottságokkal való jó együttműködés biztosítása,
- munkavédelmi oktatás megszervezése a munkavállalók részére,
- munkáltatói jogkörben a munkavállalók kiválasztása (gondnok, házfelügyelő, takarító stb.)
- Ellenőrzési tevékenység:
- a munkavégzések ellenőrzése,
- a házirend betartásának ellenőrzése,
- tűzvédelmi előírások betartásának ellenőrzése,
- bérbe adott lakás, helyiség rendeltetésszerű használatának ellenőrzése,
- a központi fűtést és melegvíz–szolgáltatást igénybe vevő fogyasztók fűtőberendezésének, hőfogyasztásának ellenőrzése,
- a közmű–fogyasztásmérők leolvasásának ellenőrzése.
A felsoroltakból látható, hogy a közös képviselővel szemben támasztott követelmény összetett: komplex jogi, műszaki, gazdasági ismereteket igényel. Olyan közös képviselő azonban nem létezik, aki minden szakterületen egyforma felkészültséggel bírna. Ha például a közös képviselő műszaki szakember, akkor sem feltétlenül ért a műszaki tudományok minden szakterületéhez, azaz nem valószínű, hogy egy személyben egyszerre ért a gépész, építész, statikus, elektromos, szigetelő stb. szakmákhoz, mint ahogy egy jogász sem érthet egyformán a jog minden területéhez. Éppen ezért a társasházak általában reálisan – és saját jól felfogott érdekük alapján – tudomásul veszik, hogy ha a társasház részéről bonyolultabb jogi helyzetet kell megoldani, esetleg bíróságon képviselni, vagy jelentős kiadással járó felújítást kívánnak elvégeztetni, akkor a közös képviselő mellett eseti megbízással ügyvédet, műszaki szakértőt, illetőleg műszaki ellenőrt is igénybe vesznek.
E megbízások díját a társasház fizeti. Előfordul az is, hogy a közös képviselő nem ért a könyveléshez. Mivel a társasház könyvelése folyamatos feladatot jelent, a közgyűlés dönthet úgy, hogy a könyvelő díjazásának költségeit a társasház viseli, de határozhat úgy is, hogy azt a közös képviselő oldja meg saját díjazásából.
Megemlítendő, hogy a könyvelés helyességéért a közös képviselő mindenképpen felel a közgyűlés előtt.
