Tulajdonosi adatok és adatkezelési nyilatkozatok

1. Először a célt kell megnevezni

A tulajdonosváltozás nyilvántartása, a közös költség elszámolása és egy kamerarendszer működtetése külön adatkezelési cél. Nem elég annyit írni, hogy „társasházi ügyintézés”. A lakó számára derüljön ki, ki kezeli az adatot, miért, milyen jogalapon, kinek adja át és meddig őrzi. A feladat pontosítása segít elkerülni, hogy egyetlen általános adatlap minden későbbi felhasználásra korlátlan felhatalmazásnak tűnjön. A cél változását külön kell értékelni.

2. Mit mond a társasházi nyilvántartásról a törvény?

A Tht. 22. § meghatározott adatbejelentési és nyilvántartási kérdéseket rendez, az SZMSZ szerepével együtt. A konkrét adatköreket és a ház szabályát együtt kell ellenőrizni. Ez nem jelent felhatalmazást bármilyen személyes adat korlátlan tárolására vagy nyilvánosságra hozására. A jogszerű adatkezeléshez a GDPR alapelvei is kapcsolódnak. A tulajdonosi ügyintézéshez szükséges nyilvántartás és a lakók nyilvános kereshetősége két egészen különböző dolog.

Kapcsolódó forrás: Társasházi törvény NAIH: általános adatvédelmi rendelet

3. Hozzájárulás vagy más jogalap?

Jogi kötelezettség teljesítése vagy más megfelelő jogalap esetén nem célszerű mindent hozzájáruló nyilatkozatként bemutatni. A hozzájárulásnak megvannak a saját feltételei, és visszavonása sem azonos valamennyi egyéb jogalapon kezelt adat azonnali törlésével. A tájékoztatás átvételének igazolása sem ugyanaz, mint a hozzájárulás. A csatolt korábbi minta e fogalmakat együtt használja, ezért alkalmazás előtt felülvizsgálandó, nem tekinthető kész, minden házra megfelelő adatvédelmi megoldásnak.

Kapcsolódó forrás: NAIH: általános adatvédelmi rendelet

4. Szükséges adat és okiratmásolat

Egy adásvételi ügyben tisztázni kell, milyen adatra és milyen igazolásra van ténylegesen szükség. A teljes szerződésben vételár, banki és más személyes adat is lehet, amely nem feltétlenül kell a társasházi nyilvántartáshoz. A személyi igazolvány számát sem indokolja önmagában, hogy egy régi űrlapon van ilyen rovat. Az adatminimalizálás célja a megfelelő, elégséges adat, nem az ügyintézés ellehetetlenítése. A benyújtandó igazolás körét a konkrét feladathoz igazítsák.

Kapcsolódó forrás: NAIH: általános adatvédelmi rendelet

5. Ki férhet hozzá és hol?

A szükséges nyilvántartás ne kerüljön nyilvános honlapra, közös chatbe vagy minden lakónak továbbküldött mellékletbe. A feladatot végző személyeknek csak a munkájukhoz szükséges hozzáférést adják. Iratbetekintésnél a jogosultság és más érintettek adatainak védelme együtt vizsgálandó. Ha külső szolgáltató kezel adatot, a szerepét és az átadás feltételeit rendezni kell. A technikai védelem mellett az is fontos, hogy a munkatársak tudják, mely dokumentum kinek küldhető.

6. Megőrzés és érintetti kérés

Nem minden adatnak azonos a megőrzési ideje. A számviteli irat, az aktuális kapcsolattartási adat és egy lezárt ügy melléklete eltérő célhoz és szabályhoz tartozhat. A törlési kérelmet ezért célonként és jogalaponként kell megvizsgálni, és érthető választ adni. Az érintett kérhet tájékoztatást és helyesbítést, illetve a feltételek szerint további jogokat gyakorolhat. A panasz lehetőségéről a NAIH aktuális tájékoztatója ad eligazítást; a régi mintán szereplő elérhetőséget ellenőrizni kell.

7. Példa: régi adatlap az új tulajdonosnak

Az új tulajdonos olyan nyomtatványt kap, amely egy másik ház címét, régi dátumot és túl általános hozzájárulást tartalmaz. Nem elegendő csak a nevet átírni. A ház előbb felülvizsgálja a kért adatokat, a célokat, jogalapokat és megőrzési rendet, majd a saját működésének megfelelő tájékoztatást ad. Az archív fájl hasznos kiindulópont a kérdésekhez, de változatlanul kiadva pontatlan ígéretet és fölösleges adatgyűjtést is eredményezhet.

8. Házkalauz és a nyilvános tudástár

A nyilvános tudástár általános magyarázatokat és a közzétételre kiválasztott üres mintákat használja. Egy konkrét lakó kitöltött adatlapja nem kerülhet pusztán ettől kereshető válasszá. Személyes ügyben a megfelelő, jogosultsághoz kötött ügyintézés szükséges. A Házkalauz ebben a cikkben a folyamatot magyarázza, nem más lakók adatait adja ki. Az eredeti fájlok közül a személyes levelezést ezért nem tettük nyilvános mellékletté.